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在做投訴處理的時候我們要掌握以下原則：

(1)客戶不僅是物質利益的追求者，客戶問時也是情感滿足的追求者。

(2)在努力為客戶服務的時候要明確公司的利益不可侵犯。

(3)客戶的滿意度至高無上。

(4)收到投訴不完全是壞事，它可以幫助我們認清自己。

(5)投訴也能督促我們進步，解決目前存在的問題。

一、處理投訴的基本方法

既然投訴不能百分百避免，我們就可以利用一些技巧來處理可能收到的投訴，盡可能減小它帶來的負面影響。

首先我們要能用心聆聽。聆聽是一門藝術，只有仔細聆聽客戶的意見，我們才能從中發現客戶的真正需求，從而獲得處理投訴的重要信息。不同客戶投訴的原因是不同的，有些是對服務投訴、有些是對產品投訴、有些是對流程投訴，這些投訴中有些是呼叫中心能解決的，而有些是超出呼叫中心職責范圍的。但是作為與客戶直接交流的窗口，作為企業的形象代表，我們仍然要認真處理每一通投訴，解決投訴中反饋的問題或者收集信息反饋給相關部門。而要做到這一點，第一步就是通過聆聽發現客戶投訴的真正原因。

其次我們要對客戶表示道歉。如果客戶投訴的內容并不是因為呼叫中心服務錯誤而導致，我們可以坦然面對，如果是和呼叫中心的服務相關，我們也要勇于承認。但無論是哪種情況，記住客戶之所以動氣，之所以投訴，肯定是因為遇上了問題。如果我們漠不關心或據理力爭，找借口敷衍或拒絕給出任何解釋，只會給客戶火上澆油。適時的表示歉意會起到意想不到的效果。

隨后我們需要仔細詢問。在客戶的投訴過程中，我們需要引導客戶說出問題重點，有的放矢，表示同情。我們往往會發現如果投訴客戶知道你的確關心他/她的問題，也能了解他/她的心情，怒氣便會消減一些。所以需要通過詢問，找出雙方都同意的觀點，表明你是真正在聆聽投訴，你能理解他的問題。

接著，我們要明晰地記錄問題。好記性不如爛筆頭，把客戶反映的重要問題記錄下來，不會耽誤多少時問。而這樣做的好處是可以濟晰記錄客戶投訴的原因，在需要的時候供別人參考。舉例來說，如果投訴處理人員給出的解答仍然不能讓投訴客戶滿意，而需要更高一層的管理人員介入時，因為有前期的記錄，管理人員不需要重頭詢問客戶投訴的原因。

解決投訴處理的關鍵還是需要解決問題。針對我們發現的客戶投訴的真正原因，努力挖掘解決方案。一旦找到方法，就征求客戶的意見。如果客戶不接受我們的辦法，耐心詢問他/她有什么更好的提議或希望解決的方法。不論我們是否有權決定客戶希望的方法能否達成，都需要讓客戶隨時清楚地了解我們的進程。如果投訴的問題我們無法解決，需要及時推薦其他合適的人，同時和客戶討論決定合適的回呼時間。

最后，我們需要禮貌地結束談話。當我們將這件不愉快的事情解決了之后，在結束通話前，我們還需要詢問：請問您覺得這樣處理可以嗎?您還有別的問題嗎?如果沒有，就多謝對方提出的問題和反饋。

二、處理升級投訴的技巧

在處理升級投訴時，我們可以用到以下技巧：

(1)處理升級投訴之前一定要對用戶投訴的問題有全面的了解，做到心中有數。

(2)假設可能出現的幾種情景及應對措施。

(3)在了解用戶投訴意圖的基礎上，設定可能的處理方案擬供用戶選擇。

(4)把握最終處理的原則，超出原則不予接受。

三、處理疑難投訴的技巧

(1)用微笑化解冰霜、轉移目標、角色轉換或替代、不留余地。

(2)緩兵之計、博取同情、真心真意拉近距離。

(3)轉移場所、主動回訪。

(4)適當讓步、給客戶優越感。

(5)小小手腳、善意謊言。

(6)勇于認錯、以權威制勝。

四、處理投訴的禁忌

除了投訴處理技巧，在處理投訴的時候，我們也要特別注意某些問題是要避免的：

(1)投訴處理人員缺乏專業知識。

(2)在服務過程中怠慢客戶。

(3)缺乏耐心，急于打發客戶。

(4)允諾客戶自己做不到的事。

(5)急于為自己開脫，將責任推到企業或者產品身上。

(6)可以一次解決的反而造成客戶升級投訴。